LoK-stöd - det enkla sättet till ökade intäkter

(Milou valdes 2008 på två år och är sekreterare i styrelsen.)

Idag finns det tydliga mål för vad det är föreningen vill, hur vi ska jobba för att nå dit, hur vi ska utvärdera om vi gör rätt saker och om vi kommer fram dit vi sa att vi skulle.Organisationen gör att fler personer jobbar för att stötta upp verksamheten, det är lättare att framföra sina synpunkter och få igenom förändringar.Demokrati är en grundpelare inom svenskt föreningsliv och därför har styrelsen arbetat hårt för att skapa mötesplatser och bjuda in till träffar där fler ska få komma till tals. Exempel på sådana åtgärder är årsmötet, styrelsemail, inbjudan till styrelsemöten, utbildningsträffar, ledarenkäter med flera. 

Spånga IS utveckling sedan 2003:
2003 genomfördes ett stort visionsarbete där medlemmarna tog fram mål för verksamheten. Från vision 2003 har styrelsen sedan arbetat fram olika dokument och rutiner för hur vi ska arbeta och organisera oss.År 2006 utvärderades arbetet med vision 2003, på ledarresan till Åland, och även det arbete som hade gjorts. En utveckling av visionen gjordes och det togs fram nya områden att jobba vidare med.
Nu 2008 presenteras allt det arbete som styrelsen har gjort sedan 2006 och 2009 är det dags att återigen utvärdera arbetet och se om vi kommit närmare medlemmarnas önskade läge.
Vi kan alltså se att föreningen gemensamt utvärderar och uppdaterar sitt arbete vart tredje år, vilket är av stor vikt för att föreningen inte ska tappa fart och stagnera. 

2003
Vision 2003 togs fram
Mål för fotbollsverksamheten sattes 

2004
Kansliöversyn genomfördes
Organisering och rollfördelning 

2006
Tränarenkät
Ledarresa till Åland genomfördes
Swotanalys av föreningens nuläge och nyläge arbetades fram
Spånga vision 2006 blev resultatet  

2007
Organisationsutredning
Organisationsstruktur på kansliet
Mål och visionsarbete  

2008
Styrdokument togs fram:

• SIS Kompendie implementeras
• Spelarutbildningsplan
• Spångamodellen
• Strategidokument

Rutiner har satts:

• Spångaåret -verksamhetsbeskrivning som skapar framförhållning
• Utbildningsfolder på hemsidan
• Rutiner för arbete och uppföljning   

År 2009 är det återigen dags att utvärdera och följa upp.  

Hur har styrelsens arbete gått till?
Under ledarresan i november 2006 togs det fram ett dokument som på ett tydligt sätt beskrev föreningens styrkor, möjligheter, svagheter och hot. Och punkter som föreningen måste jobba vidare med. Utifrån dokumentet kunde styrelsen se 6 områden som ledarna pekat ut som viktigast att arbeta vidare med.

1. Mål/vision/strategi
2. Organisation
3. Anläggning
4. Ekonomi
5. Information
6. SIS Kompendie 

Under 2007 beslutade styrelsen att fokusera på 3 områden, mål/vision/strategi, ekonomi och SIS Kompendie.

• Under året bjöds ledare in till styrelsemötena för att ta fram mål/vision och strategi.
• Det anställdes en ekonom på kansliet och rutiner gjordes för det ekonomiska arbetet.
• En arbetsgrupp i styrelsen började titta på forskning, andra kompendier och policyfrågor och skapade SIS Kompendiet. 

På årsmötet 2008 presenterades strategidokumentet som beskriver föreningens arbete mot målen och visionen. SIS Kompendiet var tema på årsmötet och ekonomin redovisades. 

Inför 2008 beslutade styrelsen att fokusera på 4 områden, Organisation, Anläggning, Ekonomi och Kommunikation.

• Kommittéernas olika roller har tydliggjorts och även kansliets funktioner.
• Rekrytering till kommittéerna har gjorts så att fler personer jobbar med de olika frågorna
• En anläggningsgrupp startades där det har varit kontinuerlig kontakt med kommun och politiker.
• Rutinerna kring ekonomin följs upp och förfinas vilket leder till kontroll
• En kommunikationsplan har tagits fram för att se vad som måste kommuniceras, när olika träffar behöver äga rum och hur informationsflödet ska se ut. 

På ledarresan den 8-9 november 2008 presenteras detta arbete och kommer även att utvärderas. 

Under 2007 och 2008 har på detta sätt de områden som ledarna tog fram 2006, funnits med på dagordningen. Och har kunnat förbättras och utvecklas. 

Ja, säger någon då. Men vad hände med just min specifika punkt som jag lyfte i min grupp?
Alla de punkter som skrevs upp har funnits med i styrelsens arbete. Här nedan ser ni hur vi har jobbat med just din grupps specifika punkt. 

Utveckla anläggningar och skapa fler och bättre träningsmöjligheter.        
”Sportcentrum” på Spånga IP
Svårigheter på Spånga IP med oroligheter kring planer och anläggning gör att vi ej utnyttjar IP i denna utsträckning. Istället är Gläntan fokus.Det är bildat en anläggningsgrupp och anläggning är fokusområde för styrelsen fram till 2012. Intensifierat samarbetet med kommunen.Idag finns det en färdig planritning för klubbhus och mätningar för konstgräs är gjorda på Gläntan. Det beslut som vi nu väntar på är kommunens finansiella frågor. Lösningar finns i flera steg som ska falla på plats innan vi får besked. -        

Avsaknad av samlingspunkt samt info om representationslag
Gläntan är vårt hjärta säger många medan andra knappt hittar hit eller har varit på kansliet. Anläggningsfrågan är oerhört viktig för oss för att kunna skapa den här mötesplatsen som vi vill ha. Det arbetas intensivt med påverkan på kommun och politiker. Genom hemsidan och rapportering så kan vi informera om våra lag på alla nivåer. En artikel om till exempel damlaget har idag ca 200 träffar. Vi har en välbesökt hemsida! Den ska vi utnyttja. -        

Skapa gemensamt program/idé          
Modernisera ”SIS modell”, attrahera alla
SIS Kompendiet är framtaget med föreningens röda tråd och verksamhet beskriven. Här finns även en spelarutbildningsplan som ett stöd i vårt arbete med att utveckla våra spelare. En policy är gjord tillsammans med ledare och flera olika riktlinjer har utarbetats för att kunna få en tydlig verksamhet.Spångamodellen är omarbetad och beskrivs i SIS Kompendiet. Den handlar om hela verksamheten oavsett nivå och betonar alla delar i föreningen inte enbart talangverksamhet. Spångamodellen är idag det sätt vi organiserar vår verksamhet för att skapa bättre förutsättningar och roligare verksamhet. -        

Marknadsföra fotbollsskola
Marknadsföringsplan framtagen med stor genomslagskraft. Knattefotbollsskola och Sommarfotbollsskola genomförs med hjälp av unga ledare i föreningen. -        

Åldersgruppsorganisation
Spångamodellen skapar ytterliggare samarbeten inom åldersgrupper. Åldersgruppsmöten inleder verksamhetsåren -        

Utbildningar
Anmälan till utbildningar sker direkt genom hemsidan. Utbildningsprogram för varje år. Policy för utbildningsnivåer finns i SIS kompendiet. -        

Stort upptagningsområde       
Tensta/Rinkeby = utökat upptagningsområde
Ingen åtgärd är kopplad till denna punkt. Innan vi ökar upptagningsområde och påbörjar arbetet med integrationsfrågan vill vi ha en stabil och välfungerande förening för de medlemmar som vi redan har.  -        

Öka ”vi-känslan”
Genom träffar, ledarresa, årsmötet, styrelsen mer synlig, ledare med på styrelsemöten för att skapa mål och visioner. Tagit fram en policy och SIS kompendiet och fått till en bättre kommunikation inom föreningen. Här har vi alla ett ansvar men Ungdomskommittén är de som har frågan på dagordningen och jobbar lite extra med denna fråga.  -        

Marknadsföring/information genom hemsida och Spångasporten      
Föreningsbrev    
Information, dåligt uppdaterad hemsida, ansikte utåt
Varje kvartal skickar styrelsen ut ett mail som även publiceras på hemsidan, där föreningens arbete beskrivs, vad som har hänt och kommer att hända. Informationen utgår från styrelsens prioriterade områden för 2008.Hemsidan har blivit kanalen för information där man själv kan söka efter precis den information man vill ha. Hemsidan uppdateras varje dag. Omstrukturerad och upprensad samt ny information. I varje nummer av Spångasporten har föreningen minst en helsida med information om vad som pågår. Vi önskar fler artiklar till hemsidan angående barn och ungdomslag inskickade till Den här e-postadressen är skyddad från spam bots, du måste ha Javascript aktiverat för att visa det för att kunna visa upp hela verksamheten.Istället för att skicka ut mail med information så uppdaterar vi hemsidan och hänvisar dit. Ett mail försvinner så lätt men det som står på hemsidan kan man gå in och titta på hur många gånger man vill och under en lång tid.Det finns mer att göra, till exempel önskar vi få in fler artiklar från er ledare om saker som händer i era lag, så att vi kan uppdatera nyhetslistan med saker som sker i föreningen.       

Egna turneringar (fler)
Vi har dragit ner på cuper men ska istället satsa på att utveckla dem som går bra, så att det blir ännu bättre. För mycket tid tas på kansliet åt att administrera cuper som inte ger den intäkt som var tanken. Dessutom vill vi prioritera kansliets tid på sådant som gagnar ledare och spelare mer än en extra cup. Under 2009 kommer en ”cupgrupp” att bildas. -        

Grannklubbar
Samarbete med Bele Barkarby IF har inletts. Fler föreningar är intresserade. -        

Valborg, SIS-profil!
Två personer i Marknadskommittén är tillsatta för att jobba med Valborgsarrangemanget och utveckla konceptet. Arbetet fortsätter för att ytterliggare peka på Spånga IS fotboll som arrangör. -        

Ständig flaggning
Spångaflaggan tas aldrig ner på Gläntan och vi flaggar även på Spånga IP under matchdagar. -        

Tydlighet, värvning hur man skall komma i kontakt med klubb
Uttalade roller på kansliet och beskrivning på hemsidan om vem man ska kontakta.Policy för övergångar skriven. -        

Aktiviteter A-lagsmatcherna
4 större arrangemang vid både dam och herrmatcher är genomförda med goda resultat. ca 800 medlemmar under 2008 har under dessa 4 tillfällen sett våra A-lag spela med lite större arrangemang kring matcherna. Medlemmar som i vanliga fall inte hade kommit ner och sett matcherna alls. -        

Saknar startmanual för nya ledare
En startmanual togs fram och användes vid några tillfällen. Problemet var all dokumentation som saknades för att göra en manual komplett. Arbetet med SIS Kompendiet drogs igång och manual för nya ledare kommer att läggas på hemsidan där den kan uppdateras så fort ny information finns och den kan även laddas ner av alla som behöver informationen. -        

Dålig närvaro från klubben vid träningar
Ny Sportchef anställdes som har 40% av sin tjänst med uppsökande verksamhet. Träningsbesök, hjälp med upplägg, stöttning i olika lags specifika problemområden. Besöken sker kontinuerligt under året. -        

Saknas tydlig SIS-profilering
Både klädkollektion och SIS kompendiet är framtaget för att på alla sätt tydliggöra vilka vi är i Spånga IS Fotboll. -        

För få kvinnliga tränare-        
Mammor som tränare
Under 2008 rekryterades Håkan Johansson till styrelsen med uppdraget att utveckla flick- och damverksamheten. Båda dessa frågor ligger i hans ansvarsområde samt några fler. Dessa båda frågor blir steg två i det arbete som håller på att genomföras på flick- och damsidan.  -        

Spelare går till andra klubbar
Spelarutbildningsplan är framtagen för att på ett tydligt sätt arbeta med våra spelare och ge dem bra och roliga träningar som får dem att välja att stanna kvar i föreningen. -        

Osynlig styrelse
Styrelsen har deltagit på de flesta utbildningstillfällen som genomförts i föreningen. Vi skickar ut styrelsemail för att beskriva vårt arbete men även för att kunna få in synpunkter och idéer från alla ledare. Styrelsen finns beskriven både med arbetsuppgifter och kontaktuppgifter på hemsidan för att bli lätta att nås. Sedan deltar vi aktivt i olika träffar med ledare och bjuder in till samtal. -        

Dåliga på att utnyttja äldre spelare som domare, hjälptränare och förebilder
Stor och Liten är det fadderprogram som föreningen har tagit fram där A-lagsspelare från herr och damlagen kommer att besöka de yngre lagen.Vi har även jobbat med unga ledare på våra fotbollsskolor för att på det sättet knyta samman yngre och äldre spelare. Både pojk- och flicklag har varit bollknatar på A-lagsmatcherna och fått träffa spelarna.F93 har varit domare på 5 och 7 manna matcher på flicksidan.  -        

Kommunikation - vad, hur, mål
En kommunikationsplan är framtagen för både interna och externa dialoger och information. Både SIS Kompendiet och strategidokumentet är sätt att visa upp och kommunicera vad det är vi gör och vart vi vill. Denna info ligger på hemsidan. -        

Tappa ledare
SIS Kompendiet med Spångamodellen och spelarutbildningsplanen kommer att bli en hjälp för ledare i sin verksamhet. Det kommer även i förlängningen göra att belastningen minskar på varje enskild ledare då vi blir fler som delar på uppgifterna. -        

Ekonomi
Ekonomin har gått från kaos 2007 till ordning och reda 2008. Flera olika insatser har gjorts som anställning av Tina Karlsson vår ekonom. Hon har fullständig kontroll över siffrorna. En kassör är rekryterad till styrelsen med lång erfarenhet inom ekonomiarbete. Det har upprättats rutiner för hanteringen av ekonomiska frågor som gör att saker inte faller mellan stolarna. Styrelsen får rapporter varje månad om det ekonomiska läget. - 

Organisation, Få personer med mycket ansvar
Organisationen börjar sakteligen fyllas med personer. Och glädjande nog personer som inte gör allt annat i föreningen också. Vi har en tillströmning av kunniga ledare som gärna tar uppdrag i vår förening.Bakom detta ligger en strategi för rekrytering och synliggöra vilka olika roller vi har inom föreningen och områden som vi jobbar med.Ju fler vi är desto enklare blir det och ju fler känner sig manade att kliva in i vår organisation. Det bildas en god cirkel. Här behöver vi hjälpas åt för att hitta de personer som saknas. Mormor, farfar, syskon till en spelare och många andra målgrupper behövs sökas av och erbjudas en plats hos oss. -        

Ledarstöd + uppmuntran/feedback
Detta är en central fråga i Ungdomskommitténs arbete. Spelarutbildningsplanen är ett sätt att ge stöd och kunna följa upp verksamheten. På det sättet utvecklas vi som ledare samtidigt som det är ett stöd för oss. Ledarresan är ett exempel på uppmuntran men det handlar även om att känna sig uppskattad i den vardagliga verksamheten och detta är prioriterat att jobba med för UK.   

Vi hoppas att ni genom denna rapport kan se vad det är vi har arbetat vidare med och på vilket sätt era synpunkter blir en del av det vidare arbetet i föreningen.Utvecklingsarbetet från ledarresan 2006 har tagit 2 år av intensivt arbete, och nu har vi den grund som ni pekade ut att föreningen saknade. Nu är det allas vårt ansvar att leva upp till de Kompendier och målsättningar som vi tillsammans har tagit fram. 

Under januari 2009 kommer vi att med hjälp av StFF att göra en ny utvärdering av läget i föreningen. Ni kommer att få ett mail med en enkät att fylla i och sedan samlas vi för att få ta del av analysen och resultatet. Här har vi alltså återigen möjlighet att titta på föreningen, vad vi gör bra och vad vi kan göra bättre. Och ni kan peka ut de områden som vi ska fortsätta att arbeta med. Mer information om detta kommer i januari. 

Vänligen Styrelsen 
Björn, Håkan, Torgny, Anders och Milou

Har Du frågor eller förslag kring föreningens verksamhet mailar du Den här e-postadressen är skyddad från spam bots, du måste ha Javascript aktiverat för att visa det